ĐT: 0938 792 909
Phó Trưởng phòng
ThS. Phạm Tùng Khánh
ĐT: 0913 390 590
- ThS. Nguyễn Trang Uyên Như - Giảng viên
- KS. Vũ Thị Hiền - Chuyên viên
- CN. Lê Thị Hạnh - Chuyên viên
- KS. Nguyễn Xuân Duy - Chuyên viên
- CN. Phan Quốc Huy - Chuyên viên
- Ông Nguyễn Văn Hải - Bảo vệ
- Ông Vũ Duy Thành - Bảo vệ
- Ông Nguyễn Văn Được - Bảo vệ
- Ông Dương Tuấn Anh - Bảo vệ
- Ông Lê Văn Hồng - Lái xe
- Ông Lưu Xuân Thiển - Nhân viên
- Bà Nguyễn Thị Mỹ Lộc - Phục vụ
- Bà Kiều Phương Linh - Phục vụ
* Chức năng: Là đơn vị tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện chức năng quản lý và điều hành về công tác tổ chức, công tác hành chính và quản trị thiết bị.
* Nhiệm vụ:
1. Công tác Tổ chức
- Nghiên cứu trình BGH các phương án, kế hoạch xây dựng và phát triển đội ngũ viên chức (cán bộ, giáo viên, công nhân viên); các phương án tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động phù hợp với quy mô phát triển của Nhà trường.
- Xây dựng chức năng nhiệm vụ chung cho các đơn vị thuộc bộ máy tổ chức của Trường đồng thời xác định nhiệm vụ riêng theo từng chức danh của từng viên chức trong đơn vị;
- Trên cơ sở đề án vị trí việc làm được phê duyệt, đề xuất BGH kế hoạch về biên chế lao động tiền lương; thực hiện sắp xếp, điều động, tuyển dụng lao động; theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong toàn trường;
- Nghiên cứu, đề xuất việc bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo các đơn vị thuộc trường, thực hiện công tác quy hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, viên chức phù hợp yêu cầu phát triển của Nhà trường;
- Nghiên cứu và phối hợp các đơn vị chức năng kịp thời đề xuất BGH điều chỉnh, bổ sung và ban hành các nội qui, qui chế làm việc cho phù hợp với yêu cầu phát triển. Tham gia đề xuất, xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung Qui chế chi tiêu nội bộ và phương án phân phối thu nhập trong Trường.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức, người lao động: đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; thi tuyển dụng, nâng ngạch viên chức; nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn; chế độ làm việc; chế độ nghỉ phép; thai sản; ốm đau; thanh toán lương, phụ cấp,các chế độ bảo hiểm, lương tăng thêm hàng tháng và các chế độ lễ, tết, hiếu, hỷ, sinh nhật… theo quy chế chi tiêu nội bộ của trường; kỷ luật cán bộ, viên chức của Trường.
- Thường trực các hội đồng: Tuyển dụng lao động, nâng ngạch, bậc lương, và kỷ luật cán bộ, viên chức của trường;
- Quản lý và cập nhập hồ sơ nhân sự, phối hợp nhận xét, đánh giá cán bộ, viên chức, người lao động hàng năm theo qui định. Cập nhập danh sách và làm thủ tục cho cán bộ, viên chức chuyển công tác, chấm dứt hợp đồng, nghỉ hưu hàng năm, cán bộ, viên chức đi công tác nước ngoài (nếu có);
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ; công tác phòng chống tham nhũng.
2. Công tác hành chính
- Tổng hợp chương trình công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê; lên lịch công tác tuần; ghi chép các cuộc họp giao ban của Ban Giám hiệu và ghi biên bản các cuộc họp cấp trường; chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo cấp trường đi công tác;
- Duy trì giờ giấc làm việc và tham mưu giúp Hiệu trưởng điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị trong toàn trường theo chức năng, nhiệm vụ đã qui định. Thu thập thông tin theo dõi, đôn đốc tiến độ hoạt động của các đơn vị trong Trường;
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện thu thập số liệu và dự thảo báo cáo để chuẩn bị tổ chức hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm và các đại hội, hội nghị của Trường;
- Tổ chức thực hiện công tác hành chính - văn thư, lưu trữ theo đúng qui trình quản lý văn thư - lưu trữ. Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến, tham mưu cho Ban Giám hiệu xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời. Quản lý con dấu, chữ ký số theo qui định. Cấp giấy công tác (giấy đi đường), giấy giới thiệu. Sao lục các văn bản do trường ban hành và văn bản của cấp trên theo yêu cầu và qui định của Hiệu trưởng;
- Đầu mối việc cập nhập công văn đi đến thường xuyên trên cổng thông tin điện tử và địa chỉ Email của Trường đồng thời tham mưu cho BGH xử lý các loại công văn, thông tin trên mạng;
- Tổ chức in ấn, đánh máy, sao văn bản, đặt và phân phối báo chí phục vụ cho các hoạt động của trường;
- Thực hiện công tác cải cách hành chính;
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết trong các lễ hội của trường và là đầu mối tiếp đón khách, giao tiếp, sắp xếp lịch làm việc của khách với Trường;
- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, phối hợp với các đơn vị có liên quan chủ trì thực hiện công tác lập hồ sơ trình cơ quan thẩm quyền để xét tặng các danh hiệu thi đua theo chủ trương của Nhà nước;
- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng của Trường;
- Quản lý số lượng dân quân tự vệ; Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn trật tự an ninh. Đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, trị an, an toàn xã hội trong khuôn viên Nhà trường;
- Điều phối sử dụng các phòng họp trong trường. Phục vụ nước uống và vệ sinh phòng họp Ban Giám hiệu, một số phòng làm việc của Ban Giám hiệu;
- Quản lý và điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của trường;
- Trực tiếp quản lý cây xanh thảm cỏ;
- Thường xuyên kiểm tra, phát hiện những hoạt động không còn phù hợp với thực tế để trình Ban Giám hiệu sửa đổi và kịp thời ban hành các quy định, quy trình quản lý của trường, cụ thể như: Quy định về quản lý và sử dụng nhà ở công vụ, Quy định về quản lý và sử dụng điện thoại; Quy định về quản lý cây xanh - hoa kiểng - thảm cỏ và vệ sinh môi trường, Quy trình mua sắm văn phòng phẩm...;
- Phối hợp với cơ quan, đơn vị chức năng, chủ trì xử lý, giải quyết kịp thời các sự cố hoặc tình huống bất thường mới xảy ra trong phạm vi nhà trường nhằm đảm bảo tuyệt đối trật tự, an toàn và an ninh của Nhà trường;
- Quản lý tài sản, thiết bị được giao;
- Làm thanh quyết toán theo Quy chế chi tiêu nội bộ (tiền điện, nước, điện thoại, internet, Thu gom rác, báo chí, ......);
3. Công tác quản trị thiết bị
- Nghiên cứu trình BGH các phương án, đề án, kế hoạch phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập phù hợp với nhu cầu của Nhà trường trong từng giai đoạn;
- Trực tiếp thực hiện công tác quản lý - bảo trì - tư vấn sửa chữa cơ sở vật chất thuộc các công trình xây dựng, vật kiến trúc theo phân cấp của BGH. Tổ chức trừ mối và khử trùng ở các khu vực chung của Trường và tại các đơn vị khi có yêu cầu;
- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán và các đơn vị, cá nhân có liên quan chủ trì quản lý toàn bộ tài sản nhà trường bao gồm: đất đai, nhà cửa - vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ - dụng cụ, vật tư phục vụ giảng dạy. Lưu trữ và gìn giữ các hồ sơ, bản thiết kế, bản vẽ hoàn công các công trình xây dựng mới và sửa chữa lớn theo qui định hiện hành. Lưu trữ và cập nhật thường xuyên các hồ sơ, giấy tờ hồ sơ có liên quan đến máy móc thiết bị thí nghiệm;
- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán và các đơn vị, cá nhân có liên quan chủ trì tổ chức kiểm kê hàng năm (vào thời điểm 0 giờ ngày 01/01 của năm) và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; theo dõi tài sản, trình BGH duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn sử dụng; theo dõi việc cập nhật, ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại đơn vị; tin học hóa việc quản lý tài sản trong trường thông qua phần mềm quản lý tài sản;
- Phối hợp với các đơn vị trong Trường chủ trì lập kế hoạch và thực hiện mua sắm máy móc thiết bị ở tất cả các nguồn vốn theo đúng quy định của Nhà nước;
- Phối hợp với các đơn vị kiểm tra việc sử dụng hóa chất - dụng cụ thí nghiệm theo định mức đã ban hành. Quản lý các khoản mua sắm vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho giảng dạy, thực tập, NCKH của các đơn vị trong trường. Cấp phát trang bị bảo hộ lao động;
- Nghiên cứu đề xuất BGH về việc mua sắm - lắp đặt, quản lý - sửa chữa - bảo trì các thiết bị phòng cháy và chữa cháy (PCCC) và giám sát việc thực hiện Quy định PCCC trong toàn trường;
- Quản lý hệ thống điện, nước, chiếu sáng, máy phát điện, hệ thống camera quan sát; Quản lý đóng mở phòng học theo đúng lịch học đã được Lãnh đạo nhà trường hoặc người được uỷ quyền phê duyệt. Vận hành, khai thác, sửa chữa các hư hỏng thông thường hệ thống điện - nước. Quản lý vệ sinh khu vực hiệu bộ và phòng học;
- Quản lý sử dụng và có biện pháp giải quyết kịp thời các sự cố về điện thoại - mạng internet, intranet trong Trường. Phối hợp điều phối việc sử dụng hệ thống mạng Internet;
- Thường xuyên kiểm tra, phát hiện những hoạt động không phù hợp với thực tế để đề xuất và trình BGH sửa đổi và ban hành các quy định, quy trình quản lý của Trường, cụ thể như: Quy định về quản lý tài sản cố định - tài sản công cụ - vật liệu, quy định về phòng cháy và chữa cháy, Quy chế tổ chức và hoạt động của Đội phòng cháy và chữa cháy cơ sở, Quy trình quản lý việc nâng cấp sửa chữa tài sản cố định (nhà cửa - vật kiến trúc, máy móc thiết bị), Quy trình mua sắm - bảo trì - điều động, thanh lý tài sản cố định, Quy trình tiếp nhận hàng viện trợ...
- Nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
Trường Cao Đẳng Giao Thông Vận Tải Đường Thủy II
